Winterpost 2023 | 26.01.2023 - Geschenke kaufen, Termine mit der Familie planen, Fotos machen und mit Freunden teilen: Smartphone und Tablet gehört zu unserem Alltag, wie die spielenden und tobenden Kinder in unseren Kinder- und Familienzentren. Die Kommunikation mit den Eltern gleicht jedoch in den meisten Einrichtungen einer Infozettel- und Aushangschlacht. Viel wertvolle Zeit geht allen Beteiligten dabei verloren – noch. Dank des vielversprechenden Pilotprojektes Stay Informed App, das im August 2022 gestartet ist, könnte die Zettelwirtschaft bei KiTa Bremen schon bald der Vergangenheit angehören. Natürlich wurde die App zuvor durch den Datenschutzbeauftragten geprüft und für datenschutzkonform erklärt. Maximilian Tielebier, stellvertretende Kitaleiter des Kinder- und Familienzentrums Fritz-Ganzberg-Straße und IT-Koordinator bei KiTa Bremen, berichtet über seine Erfahrungen während der Testphase mit der Stay Informed App.
Als IT-Koordinatoren, früher noch KION-Beauftrage, sind wir für die Einrichtungen bei KiTa Bremen die ersten Ansprechpartner:innen in allen Fragen rund um das Thema IT. Unser Vorteil: Wir können schnelle und vor allem praxisnahe Hilfestellung, z.B. bei Fachanwendungen, leisten. Zudem sind wir aber auch das Bindeglied zwischen den Leitungen und der IT-Abteilung in der Zentrale. Wir unterstützen z.B. die IT bei der Vorauswahl und Einführung neuer Fachanwendungen. In diesem Fall haben wir uns als Test-Einrichtungen für die Stay Informed App zur Verfügung gestellt und waren im Vorfeld an der Auswahl der App beteiligt.
Uns wurde die Stay Informed App als Vollversion zur Verfügung gestellt. Das Ziel der App ist eine einfache und schnelle Informationsweitergabe an die Eltern. Daher gibt es keinen unnötigen Schnickschnack. Es gibt eine Nachrichten- und eine Kalenderfunktion, ein Kontakt-, Rückmelde- und ein Abwesenheitsmodul. Ich habe zum Beispiel im Kalender Termine, wie das Laternelaufen, Elternabende und Elternbeiratssitzungen eingetragen. Dabei habe ich die Möglichkeit die Eltern einzeln oder über Nutzergruppen anzuschreiben. Zum Beispiel die Schmetterlingsgruppe, Regenbogengruppe oder den Elternbeirat kann ich so individuelle, aber auch gesammelt, informieren.
Die App selbst lässt sich von den Eltern in verschiedene Sprachen einstellen. So kann ich die Nachrichten auf Deutsch versenden und die App übersetzt diese für die Eltern direkt in ihre Herzenssprache. Das funktioniert wohl auch ganz gut – so berichteten es mir einige Eltern.
Besonders praktisch finde ich, dass die Steuerung der App browserbasiert ist. Ich kann die App also sowohl im Büro am Computer bedienen als auch unterwegs vom Tablet aus. So konnte ich zum Beispiel zur Leitungssitzung in die Zentrale fahren und von dort aus, die Notdienstankündigung versenden sowie die Rückmeldung der Eltern live mitverfolgen. Vorher hätte ich in der Einrichtung bleiben und den Vormittag über telefonieren müssen.
Am meisten nutze ich das Abwesenheits-Modul. Hier melden mir die Eltern, wenn ihre Kinder krank sind oder aus anderen Gründen nicht in die Einrichtung kommen können. Das spart den Telefondienst am Morgen ein, der mich sonst sicher eine Stunde beschäftigt hat. Auch das Nachrichtenmodul gepaart mit dem Rückmeldemodul erspart mir einiges an Zeit. So bin ich während der Corona-Hochphasen teilweise samstags in die Einrichtung gefahren, um Notdienste und deren Meldungen zu organisieren. Das fällt weg und ist über die App wesentlich schneller und ohne lästige Listen möglich. Also immer, wenn eine schnelle Kommunikation mit den Eltern gefragt ist, zeigen sich die Stärken der App deutlich.
Für Eltern ist die App kostenlos und frei von Werbung. Das ist schon mal ein großer Pluspunkt. Bei uns werden 160 Kinder betreut, davon sind aktuell 34 Kinder nicht über die App verbunden. Die Einführung war daher aus meiner Sicht ein Erfolg und auch ganz einfach umzusetzen: Der Anbieter der App liefert die Infoschreiben und Aushänge direkt mit. Ich habe die Materialien einfach ausgelegt und ausgehängt, das reichte schon aus. Das Material wird zwar nur auf Deutsch bereitgestellt, ist jedoch so klar und simpel aufgebaut, dass alle Eltern damit zurechtkamen.
Aktuell nutzte ich die App noch alleine in unserer Einrichtung. Über die iPads könnten die Kolleg:innen in den Gruppen jedoch sehen welche Kinder abwesend sind. Als Administrator kann ich verschiedenen Nutzern verschiedene Rechte zuweisen. So kann jeder im Team eine entsprechende Rolle einnehmen.
Mir kam die App sehr gelegen und sie hat meinen Arbeitsalltag sehr bereichert. Ich würde sogar sagen: die Einführung solch einer App war längst überfällig. Zum Start der App hatten wir direkt einen Corona-Ausbruch in zwei unserer Krippengruppen. Da konnte die App direkt zeigen, was sie alles kann. Mich haben die Zeitersparnis und die einfach Anwendung überzeugt. Zumal keine Schulung vorab notwendig war, da die App recht simpel aufgebaut ist und keine umständlichen Untermenüs hat.
Ein paar technische Details kann man aus meiner Sicht trotzdem noch optimieren:
Mit einem kleinen Kniff können die Daten übrigens auch vom Kitaplaner in die Kita-Info-App übertragen werden. Diesen Trick werden wir, wenn die App 2023 Kita Bremen-weit eingeführt wird, natürlich als Anleitung bereitstellen.
Hier werden alle Informationen und Nachrichten weitergegeben – entweder an einzelne Eltern oder an vorher definierte Gruppen (z.B. Bärengruppe, Ganztagskinder, Team, Elternbeirat). Auch Flyer oder andere Dokumente können über die App als pdf-Datei an die Eltern weitergeleitet werden.
Tipp: Seit kurzem gibt es auch eine Pinnwand. Auf dieser können Dokumente digital ausgehängt werden, die als Anhang einer Nachricht vielleicht untergehen würden.
Hier werden chronologisch die Termine bekannt gegeben. Vorteil: Ein eigener Button ermöglicht die direkte Übernahme der jeweiligen Termine direkt in den Terminkalender des Smartphones ohne nochmaliges Eintippen der Daten.
Hier sind alle wichtigen Kontaktdaten der Leitung, der Gruppenleitung oder anderer wichtiger Personen jederzeit für die Eltern verfügbar, also auch unterwegs.
Es ermöglicht den Eltern, ihr Kind über die App für einen bestimmten Zeitraum als abwesend zu melden (z.B. bei Krankheit, Arzttermin, Urlaub außerhalb der Schließzeiten). Diese Abwesenheitslisten können täglich – nach Gruppen sortiert – ausgedruckt werden.
Hiermit können digitale Rückmeldezettel gestalten werden, die die Eltern über die App (inklusive Unterschrift) an die Einrichtung zurücksenden können. Mithilfe des Vorlagenmoduls können Vorlagen für wiederkehrende Ereignisse erstellen, archivieren und wiederverwenden (z.B. Sommerfest).
Im so genannten Kinderbereich können – falls gewünscht und benötigt – folgende Informationen zur internen Verwaltung hinterlegen: Geburtstag des Kindes, Bring- und Abholzeiten. Falls diese internen Informationen nicht hinterlegt werden sollen, ist das auch kein Problem. Die App funktioniert trotzdem ohne Einschränkung.
Ob und wann die App 2023 eingeführt wird, ist aktuell noch in Planung. Anfang des Jahres werden die Erfahrungsberichte aller IT-Koordinator:innen ausgewertet. Sofern diese genauso positiv ausfallen, wie das Fazit von Maximilian Tielebier, steht der Einführung einer App im Laufe des Jahres 2023 nichts im Wege.
